Pedoman Penjaminan Mutu Akademik STAITA

PENGANTAR

 Sejak tahun 2003 Direktur Jenderal PendidikanTinggi telah menetapkan Visi 2010 Pendidikan Tinggi di Indonesia, yang bertujuan  agar pada tahun 2010 terdapat sistem pendidikan tinggi yang sehat, yang secara efektif dikoordinasikan dan ditunjukkan oleh ciri-ciri kualitas, akses dan keadilan, serta otonomi.

Selanjutnya khusus mengenai ciri kualitas pendidikan tinggi nasional, dinyatakan secara khusus tentang Quality Assurance (Penjaminan Mutu) sebagai upaya menciptakan akuntabilitas publik dari lembaga pendidikan tinggi kepada seluruh pemangku kepentingan (stakeholders).

Berdasar pedoman dari Ditjen Dikti, ditambah dengan masukan dari berbagai sumber lain, Sekolah Tinggi Agama Islam Tapanuli (STAITA) menyusun Pedoman Penjaminan Mutu Akademik ini sebagai langkah awal menuju pencapaian visi dan misi STAITA dan untuk menciptakan penjaminan mutu akademik yang berkelanjutan.

BAB I

PENJAMINAN MUTU

 Proses penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi merupakan kegiatan mandiri dari perguruan tinggi yang bersangkutan, sehingga proses tersebut dirancang, dijalankan, dan dikendalikan sendiri oleh perguruan tinggi tanpa campur tangan dari Pemerintah, dalam hal ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi,Depdiknas.

Adapun faktor-faktor yang pada umumnya terkandung di dalam proses penjaminan mutu pendidikan tinggi, antara lain rumusan atau definisi, konsep, tujuan, strategi, butir-butir mutu, proses, dan manajemen kendali mutu.

 1. Definisi Penjaminan Mutu

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan.Dengan demikian, penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan.

2. Konsep Penjaminan Mutu

 Pendidikan tinggi di perguruan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila :

a.       perguruan tinggi tersebut mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif);

b.      perguruan tinggi tersebut mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa:

i.                     kebutuhan kemasyarakatan (societal needs);

ii.                   kebutuhan dunia kerja (industrial needs);

iii.                  kebutuhan profesional (professional needs).

Dengan demikian perguruan tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan, dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan di atas.

3. Tujuan Penjaminan Mutu

 Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh perguruan tinggi, akan dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh BAN-PT atau lembaga lain secara eksternal. Dengan demikian, obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan. 

4. Strategi Penjaminan Mutu

 Strategi penjaminan mutu pendidikan tinggi di Indonesia adalah:

a.   Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi,Depdiknas menetapkan Pedoman Penjaminan Mutu pendidikan tinggi di Perguruan Tinggi;

b.  Perguruan tinggi menggalang komitmen untuk menjalankan penjaminan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya;

c.   Perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya untuk tiap program studi;

d.   Perguruan tinggi menetapkan dan menjalankan organisasi berserta mekanisme kerja penjaminan mutu pendidikan tinggi;

e. Perguruan tinggi melakukan benchmarking mutu pendidikan tinggi secara   berkelanjutan,baik ke dalam maupun ke luar negeri.

5. Butir-Butir Mutu

      Perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi untuk tiap program studi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut butir-butir mutu, di antaranya: Kurikulum program studi; Sumber daya manusia (dosen, dan tenaga penunjang); Mahasiswa;  Proses pembelajaran; Prasarana dan sarana; Suasana akademik; Keuangan; Penelitian dan publikasi; Pengabdian kepada masyarakat; Tata pamong (governance) ; dan yang lainnya. Dalam hal ini STAITA mengacu kepada standar mutu yang tertuang dalam PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dan standar mutu yang ditetapkan BAN-PT.

 6. Proses Penjaminan Mutu

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut :

a.      Perguruan tinggi menetapkan visi dan misi perguruan tinggi yang bersangkutan;

b.     Berdasarkan visi dan misi perguruan tinggi tersebut, setiap program studi menetapkan  visi dan misi program studinya;

c.    Visi setiap program studi kemudian dijabarkan oleh program studi terkait menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu.

d.     Standar mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi perguruan tinggi (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholders (secara induktif). Sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior, Competence,Degree);

e.    Perguruan tinggi menetapkan organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu;

f.    Perguruan tinggi melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan manajemen kendali mutu.

g.    Perguruan tinggi mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan.

7. Manajemen Kendali Mutu

          Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat diselenggarakan melalui pelbagai model manajemen kendali mutu. Salah satu model manajemen yang dapat digunakan dan juga digunakan oleh STAITA adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang menghasilkan pengembangan berkelanjutan atau kaizen mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi.

Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikIr dan pola tindak semua pelaku manajemen kendali mutu berbasis PDCA adalah :

a. Quality first : Semua pikiran dan tindakan pengelola pendidikan tinggi harus memprioritaskan mutu;

b. Stakeholder-in ; Semua pikiran dan tindakan pengelola pendidikan harus ditujukan pada kepuasan stakeholders;

c. The next process is our stakeholders ; Setiap orang yang melaksanakan tugas dalam proses pendidikan tinggi, harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholder-nya yang harus dipuaskan;

d. Speak with data ; Setiap orang pelaksana pendidikan tinggi harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa ;

e. Upstream management ; Semua pengambilan keputusan di dalam proses pendidikan tinggi dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif.

Di dalam tahap ‘check’ pada manajemen kendali mutu berbasis PDCA, terdapat titik-titik kendali mutu dimana setiap orang pelaksana pendidikan tinggi harus mengaudit hasil pelaksanaan tugasnya dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Sebagai contoh tindakan tes formatif yang dilakukan pada akhir setiap pokok bahasan, merupakan titik kendali mutu dalam proses pembelajaran, yang dilakukan untuk mengaudit apakah standar mutu pembelajaran sebagaimana dirumuskan dalam bentuk Tujuan Instruksional Khusus (TIK) telah dapat dicapai. Apabila hasil audit ternyata positif dalam arti telah mencapai standar (S dalam SDCA) mutu sebagaimana dirumuskan dalam TIK, maka pada proses perencanaan atau Plan (P dalam PDCA) berikutnya standar mutu tersebut harus ditinggikan, sehingga akan terjadi kaizen mutu pendidikan tinggi.Sedangkan apabila hasil evaluasi ternyata negatif dalam arti standar mutu sebagaimana dirumuskan dalam TIK belum atau tidak tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan atau Action (A dalam PDCA) agar standar mutu dapat dicapai. Sebagai contoh, apabila Tes Formatif ternyata menunjukkan hasil di bawah TIK, maka dosen harus melakukan Action (A dalam PDCA) yang dapat berupa pengulangan pembahasan pokok bahasan terkait sampai TIK dapat dicapai.Oleh sebab itu, menetapkan titik-titik kendali mutu pada setiap satuan kegiatan dalam manajemen kendali mutu berbasis PDCA, merupakan conditio sine qua non.  

BAB II

PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

        Agar penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi dapat dilaksanakan, maka terdapat beberapa prasyarat yang harus dipenuhi agar pelaksanaannya dapat mencapai tujuan, yaitu komitmen,perubahan paradigma, dan sikap mental para pelaku proses pendidikan tinggi, serta pengorganisasian penjaminan mutu di perguruan tinggi.

1. Komitmen

        Para pelaku proses pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, baik yang memimpin maupun yang dipimpin, harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakan. Tanpa komitmen ini di semua lini organisasi suatu perguruan tinggi, niscaya penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi  akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan.Terdapat aneka cara yang dapat dipilih untuk menggalang komitmen dari semua lini di suatu perguruan tinggi, tergantung dari ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di perguruan tinggi tersebut.

2. Perubahan Paradigma

 Paradigma lama penjaminan mutu, yaitu mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi akan dapat dipelihara serta ditingkatkan apabila dilakukan pengawasan atau pengendalian yang ketat oleh pemerintah harus diubah menjadi suatu paradigma baru.Paradigma baru penjaminan mutu pendidikan tinggi, yaitu perguruan tinggi harus menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya agar visinya dapat diwujudkan melalui pelaksanaan misi, serta agar stakeholders dapat dipuaskan.Dengan paradigma baru tersebut, tugas pengawasan oleh pemerintah diringankan,akuntabilitas perguruan tinggi meningkat,stakeholders berperan lebih besar dalam menentukan mutu pendidikan tinggi.

3. Sikap Mental

Dapat dikemukakan fakta bahwa dalam skala makro, Rencana Induk Pengembangan (RIP) suatu perguruan tinggi, sebagian besar disusun untuk memenuhi persyaratan akreditasi,sedangkan dalam skala mikro dapat dikemukakan fakta tentang rendahnya persentase dosen yang membuat rencana pembelajaran berupa Satuan Acara Perkuliahan (SAP). Sikap mental semacam itu harus diubah pada suatu sikap mental baru, yaitu “rencanakanlah pekerjaan anda dan kerjakanlah rencana anda”.

4. Pengorganisasian

Mengenai pengorganisasian serta mekanisme kerja organisasi penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, tidak terdapat pola baku yang harus diikuti oleh semua perguruan tinggi. Pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi sangat tergantung pada ukuran, struktur,sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di perguruan tinggi tersebut.

Sebagai contoh, dapat dikemukakan bahwa suatu perguruan tinggi dapat mengadakan unit penjaminan mutu di dalam struktur organisasinya yang dipimpin oleh seorang wakil rektor, atau suatu unit yang independen terlepas dari struktur organisasi yang dipimpin oleh seorang dosen. Cara terakhir inilah yang digunakan oleh STAITA.

        Pelaksanaan penjaminan mutu ditujukan untuk memastikan bahwa perencanaan mutu yang telah dibuat telah dilaksanakan, dan dapat direvisi untuk perbaikan mutu berkelanjutan.

 

FORMULASI & REFORMULASI ü  Visi & Misi ü  Kebijakan & Peraturan Pemerintah ü  Tujuan dan Rencana Strategis ü  Penentuan & Penyesuaian Standar

PENYEMPURNAAN ü  Perbaikan Mutu ü  Penyempurnaan Mutu ü  Penyesuaian Prosedur

IMPLEMENTASI ü  Masukan ü  Proses ü  Keluaran

EVALUASI INTERNAL & EKSTERNAL ü  Masukan ü  Proses ü  Keluaran ü  Tinjauan Pakar Sejawat ü  Laporan Publik ü  Akreditasi

   

 Daur Penjaminan Mutu

5.  Pengembangan Konsep Penjaminan Mutu

 Visi : Menyiapkan  calon-calon  sarjana Pendidikan Islam yang bertaqwa    kepada  Allah  SWT, berakhlak mulia, berkompeten dan mampu memberdayakan  peserta  didik  menjadi umat bermutu unggul dalam 25 tahun ke depan.

Misi : Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang mampu menghasilkan insan akademis yang memiliki kualifikasi dan kompetensi akademik memadai sebagai guru Pendidikan Agama Islam, melalui proses pembelajaran yang memenuhi standar mutu lulusan sarjana, yang dilaksanakan dengan disiplin dan penuh rasa tanggung jawab.

 6.  Kebijakan dan Peraturan Pemerintah :

1.  UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas.

2.  UU No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.

3.  PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

4.  PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.

5. SK Dirjen Pendidikan Islam No. 198 Tahun 2012 tentang Perpanjangan Izin Operasional Sekolah Tinggi Agama Islam Tapanuli.

  

 7.  Tujuan

Menghasilkan sarjana-sarjana Pendidikan Agama Islam yang berakidah Islam, berakhlak mulia, serta memiliki keahlian dan keterampilan secara komprehensif dalam  bidang Pendidikan  Agama Islam, sehingga mampu memenuhi kebutuhan Pemerintah dan masyarakat akan tersedianya guru-guru PAI yang kompeten melakukan transfer ilmu kepada para peserta didik, sekaligus mampu meningkatkan kualitas keimanan dan ketakwaan para peserta didik di madrasah/sekolah tingkat menengah.

8.  Rencana Strategis :

1. Meningkatkan daya tampung secara bertahap.
2. Meningkatkan efisiensi penyelenggaraan kuliah.
3. Menata kurikulum.
4. Membentuk tim pengawasan mutu dan pengembangan program.
5. Menata struktur cakupan penelitian.
6. Penyediaan dana oleh fakultas untuk penelitian yang mempunyai fokus yang jelas.
7. Mengupayakan publikasi hasil penelitian.
8. Mengupayakan kerjasama penelitian dengan institusi lain.
9. Membangun sistem informasi penelitian,mencakup pembentukan dan      pemeliharaan pangkalan data.
10. Mengembangkan rancangan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat pedesaan.
11. Mendorong dan membantu dosen mengikuti pendidikan lanjutan.
12. Menata sistem rekrutmen tenaga dosen dan kependidikan.
13. Meningkatkan kualitas dosen dan tenaga kependidikan.
14. Menyediakan fasilitas teknologi informasi.
15. Mengembangkan iklim belajar dan berkarya yang kondusif.
16. Meningkatkan kualitas berbagai sarana dan prasarana belajar dan kegiatan ekstra kurikuler.
17. Mengembangkan pembentukan sikap, moral dan etika serta disiplin mahasiswa.
18. Menjalin hubungan baik dengan alumni.

 9.  Penentuan dan Penyesuaian Standar

 Proses ini dilakukan secara bertahap dan saat ini telah dimiliki sejumlah Prosedur Operasional Standar (POS) yang meliputi :

1. POS Keuangan.

2. POS Akademik : Penerimaan Mahasiswa Baru.

3. POS Akademik : Persiapan Kuliah.

4. POS Akademik : Pelaksanaan Sidang Munaqasyah Skripsi.

5. POS Akademik : Kurikulum.

6. POS Akademik : Penyusunan Skripsi.

7. POS Akademik : Penelitian dan P2M

8. POS Prasarana dan Sarana.

9. Pedoman Penjaminan Mutu Akademik.

 Seluruh pedoman dan prosedur yang sudah dan yang akan disusun, dibuat berdasar implementasi yang telah diterapkan selama ini dan kemudian melalui proses evaluasi internal dan eksternal yang kemudian disempurnakan dan ditambahkan.

 10.   Penerapan Penjaminan Mutu

Cara yang dilakukan melalui :

A. Ceklis seluruh dokumen sejak awal mahasiswa mendaftar yang meliputi :

1. Persyaratan pendaftaran yang terdiri dari a). Pengisian formulir pendaftaran, b). Fotokopi    ijazah terakhir yang dilegalisir, c) Pasfoto hitam putih ukuran 3 X 4 cm sebanyak 3 lembar. c). Membayar uang pendaftaran.
2. Persyaratan mengikuti ujian masuk dan penyelenggaraan ujian masuk, yang meliputi a). Pembuatan Surat Keputusan Panitia Penyelenggara Ujian Masuk, b). Pengumuman tata tertib ujian, c). Pengumuman jadwal ujian, d). Pengumuman daftar peserta ujian, e). Pembuatan dan distribusi bahan ujian dan lembar jawaban, f). Pengawasan ujian dan pembuatan berita acara pelaksanaan ujian masuk, g). Pemeriksaan soal ujian masuk, h), Pengumuman hasil ujian.
3. Pelaksanaan perkuliahan, yang meliputi a), Distribusi jadwal kuliah, b). Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa, c). Pembuatan SK Penasehat Akademik bagi mahasiswa, d). Pembagian silabus oleh masing-masing dosen, e). Pengisian absensi perkuliahan dan rekap absensi.
4. Pelaksanaan ujian midsemester dan ujian semester yang meliputi a). Pembuatan absen ujian midsemester oleh dosen, b). Pembuatan pengumuman jadwal ujian dan penetapan dosen pengawas, c). Pembuatan surat permintaan naskah soal ujian dari dosen, d). Pengumuman daftar peserta ujian semester, e). Pembuatan dan distribusi bahan ujian dan lembar jawaban, f). Pengawasan ujian dan pembuatan berita acara pelaksanaan ujian, g). Pengumuman hasil ujian semester.
5. Pelaksanaan ujian munaqasyah sarjana yang meliputi a) Permohonan pengajuan judul skripsi oleh mahasiswa, b). Penelitian dan persetujuan judul oleh tim peneliti dan penetapan dosen pembimbing, c). Pembuatan SK dosen pembimbing, d). Pelaksanaan seminar skripsi, e). Pembuatan formulir data konsultasi dengan pembimbing, f). Penetapan jadwal ujian komprehensif dan sidang serta penunjukan dosen penguji, termasuk dosen penguji luar dari Kopertais IX g). Pelaksanaan dan pembuatan berita acara ujian komprehensif dan berita acara ujian sidang munaqasyah, h). Pengumuman hasil ujian, i) Pembuatan SK Panitia Wisuda, j). Pelaksanaan wisuda, k). Penyerahan ijazah dan transkrip nilai dan berita acara penyerahan.


B. Ceklis seluruh dokumen tentang dosen yang meliputi :

1. Persyaratan dosen, menyangkut : a). Fotokopi ijazah terakhir, b). Formulir isian dosen, c) Fotokopi dokumen-dokumen pendukung, d). SK Penetapan Dosen oleh Yayasan e). SK Penetapan Dosen Pengampu Mata Kuliah oleh Ketua STAITA.
2. Kegiatan dosen, meliputi a). SAP dan Silabus Mata Kuliah Ampuan Dosen.  b). Absen Mingguan Dosen.

C. Ceklis seluruh dokumen tentang inventaris PS  dengan cara :  Pengecekan tidak berkala kualitas dan kuantitas inventaris.

Referensi : Pedoman Penjaminan Mutu Dikti Depdiknas, UI, UGM.